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Passos para a Certificação OEA

por Centro OEA publicado 03/09/2015 21h00, última modificação 05/01/2016 15h19
Colaboradores: Elaine Costa
O fluxo da Certificação OEA está resumido nos seis passos abaixo:

Passos da Certificação

 Passo 1 - Verificação da Admissibilidade ao Programa Brasileiro de OEA

O requerente da Certificação OEA deve verificar se cumpre todos os Requisitos de Admissibilidade contidos nos incisos do art. 14 da Instrução Normativa RFB  1.598/15

Requisitos de Admissibilidade

 Lembrete ATENÇÃO: O não cumprimento dos Requisitos de Admissbilidade enseja arquivamento do requerimento da Certificação OEA.

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Passo 2 - Autoavaliação - Respostas ao Questionário de Autoavaliação (QAA)

A autoavaliação deve ser feita por meio do preenchimento do Questionário de Autoavaliação (QAA). Este é o documento através do qual todas as informações acerca do interveniente chegarão à Receita Federal.

Trata-se do Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15, obtido em Documentos da Certificação OEA e que deve ser respondido pelos requerentes de todas as modalidade de Certificação OEA (OEA-S, OEA-C e OEA-Pleno).

 O QAA é composto por 79 itens distribuídos em quatro blocos de perguntas, conforme o esquema abaixo.

QAA.bmp


Os requerentes da certificação OEA-Pleno deverão responder a todos os blocos de perguntas do QAA. Se a certificação pretendida for a OEA-Segurança, os blocos a serem respondidos são os 1, 2 e 3. Já se for a OEA-Conformidade, os blocos 1,2 e 4, conforme a figura abaixo:

Blocos QAA

Desta forma, todas as perguntas do bloco relativo à certificação desejada deverão ser respondidas, por todos os intervenientes. Nos casos em que a pergunta não se aplicar a sua realidade, justifique os motivos da não aplicação. 

Em comprovação a cada uma das respostas emitidas às perguntas do QAA devem ser anexados documentos ou evidências, respeitando-se a nomenclatura destes anexos definida pela Programa OEA.

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Passo 3 - Relatório Complementar de Validação

O Relatório Complementar de Validação de que trata o art. 14, inciso "I", alínea "c" e o Anexo III da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15 somente será exigido dos interessados na certificação OEA na modalidade Conformidade Nível 2 e Pleno.

A validação de procedimentos administrativos e da conformidade das operações, cujos resultados serão apresentados no Relatório Complementar de Validação, deverá ser realizada por:

Marcador Profissionais ou instituições com qualificação técnica na área tributário-aduaneira cuja independência atenda às Normas Brasileiras de Contabilidade; ou

Marcador Equipe de controle interno, desde que seja demonstrado seu grau de independência em relação à equipe responsável pela execução do processo de trabalho, cujo critério seja objeto de validação.

Todos os itens do Relatório Complementar de Validação devem ser respondidos. Caso um item demande um documento, operação ou outras informações que não exista para o caso concreto, deve-se responder com expressões do tipo “não se aplica”.

Lembrete ATENÇÃO: anexação dos documentos dos arquivos no Dossiê Digital Atendimento (DDA) deverá ser feita na seguinte ordem:

1) Relatório Complementar de Validação (item C do Anexo III);
2) Síntese do Relatório Complementar de Validação (item D do Anexo III);
3) Parecer acerca da aderência aos critérios de conformidade tributário-aduaneira;
4) Metodologia e plano de trabalho de validação
5) Currículos dos profissionais responsáveis pelo Relatório Complementar de Validação, com resumo das qualificações e indicação das etapas nas quais participaram;
6) Papéis de trabalho, anexos e demais documentos; e
7) Manifestação do Requerente sobre o Relatório Complementar de Validação (item E do Anexo III).

 

Passo 4 - Abertura do Dossiê Digital de Atendimento 

O requerente deve abrir o dossiê digital de atendimento (DDA), presencialmente, em qualquer Unidade de Atendimento da RFB, na forma prescrita no art. 4º da Instrução Normativa RBF nº 1.412/13.

O dossiê digital de atendimento é o procedimento administrativo por meio do qual deve ser solicitada a certificação OEA, utilizando-se do formulário próprio, o SODEA, obtido em Documentos da Certificação OEA.

 

 Passo 5 - Juntada dos Documentos via e-CAC

Após aberto o dossiê digital de atendimento (DDA), por meio do SODEA, presencialmente em uma unidade da Receita Federal, o requerente da certificação OEA terá o prazo de 30 dias para realizar a juntada da documentação necessária pela Internet com uso de Certificado Digital ICP-Brasil , pelo do e-CAC Após esse prazo o dossiê perde a validade.

 Lembrete Atenção aos documentos a serem juntados ao DDA:

Marcador Requerimento da Certificação OEA - para todas as modalidades;

Marcador Questionário de Autoavaliação (QAA) respondido todas as modalidades;

Marcador Documentos e evidências que comprovam as respostas fornecidas ao QAA todas as modalidades;

Marcador  Relatório complementar de validação modalidades OEA-Conformidade Nível 2 e OEA-Pleno.


Passo 6 - Análise pelo Centro OEA

O Programa OEA tem uma estrutura nacional própria: o Centro de Certificação e Monitoramento dos Operadores Econômicos Autorizados (Centro OEA).

Essa equipe tem a finalidade exclusiva de analisar e decidir a respeito dos processos de certificação do Programa Brasileiro de OEA. Por ser uma estrutura centralizada, ela permitirá processos de certificação mais ágeis, pois os servidores são especializados no assunto.

A presença de um Coordenador Nacional garante a uniformidade das análises dos processos de certificação. Além disso, a divisão em 3 equipes de trabalho oferece mais impessoalidade às análises, pois no mínimo 3 servidores participarão do processo de certificação.

Centro OEA

Marcador Exame dos Requisitos de Admissibilidade:

A Equipe de Preparo do Centro OEA verificará o cumprimento de todos os itens constantes do art. 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15. Somente será apreciada a admissibilidade do pedido de certificação instruído com o Requerimento de Certificação OEA, o Questionário de Autoavaliação (QAA) e o Relatório Complementar de Validação (nos casos de OEA-Conformidade Nível 2 ou de OEA-Pleno) completamente preenchidos, bem como juntado o documento referente à autorização para operar em sua área de atuação, nos termos estabelecidos pelo órgão de controle específico, quando for o caso.

Constatado o não atendimento de algum item, o requerente terá o prazo de 30 (trinta) dias, contados da notificação, para saneamento do processo, sob pena de arquivamento sumário do pedido de certificação OEA.

Prazo O prazo para conclusão da análise dos Requisitos de Admissibilidade será de até 15 (quinze) dias, contados da juntada dos documentos elencados no art. 14, suspendendo-se esse prazo enquanto requerido o saneamento ao requerente da certificação.


Marcador Análise de Conformidade:

É realizada pela Equipe de Análise e tem a finalidade de verificar dos aspectos materiais da solicitação de certificação OEA e está dividida em 2 etapas:

    • Análise documental: consiste na análise das respostas do QAA, do Relatório Complementar de Validação e dos documentos que comprovam as respontas do QAA;
    • Validação física: consiste na verificação “in loco” das instalações do requerente para averiguação das informações prestadas no dossiê digital de atendimento.

 Prazo O prazo para conclusão da dos critérios de elegibilidade e dos critérios específicos por modalidade será de até 90 (noventa) dias contados da data da decisão pela admissibilidade do requerimento, nos casos do requerimento da Certificação OEA-Segurança ou OEA-Conformidade. Esse prazo poderá ser prorrogado até 180 (cento e oitenta) dias na hipótese em que o pedido de certificação for para a modalidade OEA-Pleno.


Marcador  Autorização da Certificação de OEA:

A certificação será concedida em caráter precário, com prazo de validade indeterminado, por meio de Ato Declaratório Executivo (ADE) emitido pelo Coordenador Nacional do Centro OEA, publicado no Diário Oficial da União (DOU). Depois da publicação do ADE, será expedido o Certificado de OEA e, caso o OEA solicite, será divulgada a sua participação no Programa OEA, por meio do sítio da RFB na Internet, o Portal AEO.

A certificação poderá ser acompanhada de recomendações que visem ao aumento do grau de segurança e de conformidade, as quais serão consideradas quando das definições relativas à Revisão da CertificaçãoA concessão de certificação não implica homologação pela RFB das informações apresentadas no pedido de certificação.


 Marcador Monitoramento dos OEA:

Para fins de permanência no Programa, caberá ao OEA a manutenção do atendimento aos requisitos e critérios necessários para a obtenção da certificação e às demais disposições constantes na Instrução Normativa RFB nº 1.598/15. O OEA será submetido a acompanhamento permanente pela Equipe de Monitoramento e deverá manter atualizados seus dados cadastrais.

A constatação de não atendimento das condições para permanência no Programa OEA poderá acarretar a exclusão do operador certificado como OEA, que será precedida de recomendações para ajuste, no curso do acompanhamento periódico.

 

Marcador Revisão da Certificação OEA:

O OEA será periodicamente submetido a procedimento de revisão de sua certificação pelo prazo de 3 (três) anos, para todas as modalidades de certificação.

Esse prazo poderá ser prorrogado em até 2 (dois) anos, caso se constate aumento do grau de segurança ou de conformidade do OEA em relação à sua situação no momento da certificação ou da última revisão realizada.

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