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Passos para a Certificação OEA

por Centro OEA publicado 03/09/2015 21h00, última modificação 25/08/2016 15h52
Colaboradores: Elaine Costa

O fluxo da Certificação OEA está resumido nos seis passos abaixo:

Passos da Certificação

 Passo 1 - Verificação da Admissibilidade pelo Requerente da Certificação OEA

O requerente da Certificação OEA deve verificar se cumpre todos os Requisitos de Admissibilidade contidos nos incisos do artigo 14 da Instrução Normativa RFB  1.598/15 e resumidos na figura abaixo.

Requisitos de Admissibilidade

Somente se constatado o atendimento dos Requisitos de Admissibilidade será efetuada a análise dos critérios de elegibilidade e dos critérios específicos por modalidade, com base nas informações prestadas pelo requerente e nas obtidas por meio de consultas nos sistemas da RFB. 

O não cumprimento dos Requisitos de Admissibilidade enseja arquivamento do requerimento da Certificação OEA.

Atenção Conheça melhor os Requisitos de Admissibilidade.

Passo 2 - Autoavaliação dos procedimentos para minimizar o risco aduaneiro

Após verificada a admissibilidade, o passo seguinte é fazer a autoavaliação dos procedimentos adotados pelo solicitante da certificação OEA para minimizar os riscos existentes em suas operações de comércio exterior.

A autoavaliação é feita pela declaração de informações no documento Questionário de Autoavaliação (QAA), Anexo II da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15, que deve ser juntado ao DDA, independentemente da modalidade de certificação requerida.

Todos os itens dos blocos relativos à certificação pleitada deverão ser preenchidos, exceto nos casos em que a pergunta não se aplicar à realidade do interveniente. Os motivos da não aplicação deverão ser justificados.

Em comprovação às declarações feitas no QAA, devem ser anexados ao DDA documentos ou evidências capazes de demonstrar a efetivação dos procedimentos investigados no dia-a-dia das operações do solicitante. A nomenclatura desses anexos deve respeitar as regras definidas pelo Centro OEA. A inobservância destas regras prejudicará a análise do requerimento e poderá ser a causa da recusa destes documentos.

Aos importadores e exportadores que estiverem pleiteando as certificações OEA-C Nível 2 e OEA-Pleno é exigida, além do QAA, a juntada do Relatório Complementar de Validação (RCV). 

Atenção Saiba como preencher o QAA.

Passo 3 - Validação da eficácia do gerenciamento de risco aduaneiro

O Relatório Complementar de Validação (RCV) de que trata a alínea c do inciso I do artigo 14 e o Anexo III da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15 será exigido apenas dos importadores e exportadores que estiverem pleiteando as certificações OEA-C Nível 2 e OEA-Pleno.

O RCV é uma ferramenta que auxiliará as autoridades aduaneiras a avaliar a eficácia do processo de gerenciamento dos riscos aduaneiros relacionados aos critérios de conformidade realizado pelos requerentes da certificação OEA. Ele é composto dos seguintes documentos:

Marcador Mapas de Risco dos Critérios de Conformidade: registram os eventos de riscos e demonstram suas causas, efeitos, mensurações, controles, tratamento e monitoramento.

Marcador Metodologia e ferramentas de apoio (papéis de trabalho) utilizadas pelos profissionais responsáveis pela identificação e mensuração dos eventos de riscos de que tratam os Mapas de Riscos dos Critérios de Conformidade; e

Marcador Curriculum dos profissionais responsáveis: deve conter o resumo das qualificações e experiências técnico-profissionais e a indicação das etapas e itens dos Mapas de Risco dos quais participaram da validação.

A elaboração do RCV deverá ser realizada por:

1. Profissional liberal ou auditor independente com qualificação técnica na área tributário-aduaneira, sem vínculo de emprego com a empresa requerente de certificação OEA; ou

2. Equipe de controle interno, desde que seja demonstrado seu grau de independência em relação à equipe responsável pela execução do processo de trabalho cujo critério seja objeto de validação.

Atenção Saiba como preencher o RCV.

Passo 4 - Abertura do Dossiê Digital de Atendimento (DDA)

O requerente deve abrir o dossiê digital de atendimento (DDA), presencialmente, em qualquer Unidade de Atendimento da RFB, na forma prescrita no artigo 4º da Instrução Normativa RBF nº 1.412/13.

O DDA é o procedimento administrativo por meio do qual deve ser solicitada a certificação OEA, utilizando-se do formulário próprio, o SODEA.

 Passo 5 - Juntada dos Documentos

Após aberto o dossiê digital de atendimento (DDA), por meio do SODEA, o requerente da certificação OEA terá o prazo de 30 dias para realizar a juntada da documentação necessária. Após esse prazo o dossiê perde a sua validade.

Há duas formas de solicitar a juntada de documentos ao DDA:

Para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado, a utilização do PGS é obrigatória. Havendo indisponibilidade do PGS poderão, excepcionalmente, se utilizar do atendimento presencial da RFB para a entrega dos documentos digitais.

Somente o interessado, em nome de quem houver sido formado o processo digital ou o dossiê digital de atendimento, ou o seu procurador habilitado mediante “Procuração para o Portal e-CAC”, com opção “processos digitais”, poderá solicitar a juntada de documentos por meio do PGS.

 Lembrete Atenção para os documentos a serem juntados ao DDA de solicitação de certificação OEA são:

    • Requerimento da Certificação OEA – Anexo I - para todas as modalidades;
    • Questionário de Autoavaliação (QAA) respondido - Anexo II - para todas as modalidades;
    • Documentos e evidências que comprovam as informações declaradas no QAA - para todas as modalidades;
    • Relatório Complementar de Validação – Anexo III - para as modalidades OEA-C Nível 2 e OEA-Pleno, composto de 3 documentos, a saber:
      1. Mapas de Risco dos Critérios de Conformidade
      2. Metodologia adotada e papéis de trabalho
      3. Curriculum dos profissionais responsáveis.

 AtençãoSaiba mais sobre a juntada de documentos digitais.

Passo 6 - Análise pelo Centro OEA

O Programa OEA tem uma estrutura nacional: o Centro de Certificação e Monitoramento dos Operadores Econômicos Autorizados (Centro OEA). Essa equipe tem a finalidade exclusiva de analisar e decidir a respeito dos processos de certificação do Programa Brasileiro de OEA. Por ser uma estrutura centralizada, ela permitirá processos de certificação mais ágeis, pois os servidores são especializados no assunto.

A presença de um Coordenador Nacional garante a uniformidade das análises dos processos de certificação. Além disso, a divisão em 3 equipes de trabalho oferece mais impessoalidade às análises, pois no mínimo 3 servidores participarão do processo de certificação.

Centro OEA

Marcador Exame de Admissibilidade:

A Equipe de Preparo do Centro OEA verificará o cumprimento de todos os itens constantes do artigo 14 da Instrução Normativa RFB nº 1.598/15Somente será apreciada a admissibilidade do pedido de certificação instruído com o Requerimento de Certificação OEA, o Questionário de Autoavaliação (QAA) e o Relatório Complementar de Validação (nos casos de OEA-Conformidade Nível 2 ou de OEA-Pleno) completamente preenchidos e corretamente nominados, bem como juntado o documento referente à autorização para operar em sua área de atuação, nos termos estabelecidos pelo órgão de controle específico, quando for o caso. Constatado o não atendimento de algum item, o requerente terá o prazo de 30 (trinta) dias, contados da notificação, para saneamento do processo, sob pena de arquivamento sumário do pedido de certificação OEA.

Prazo O prazo para conclusão do Exame de Admissibilidade será de até 15 (quinze) dias, contados da juntada dos documentos elencados no artigo 14, suspendendo-se esse prazo enquanto requerido o saneamento ao requerente da certificação.


Marcador Análise de Conformidade:

É realizada pela Equipe de Análise e tem a finalidade de verificar os aspectos materiais da solicitação de certificação OEA. Está dividida em 2 etapas:

    • Análise documental: consiste na avaliação das declarações contidas no QAA, no Relatório Complementar de Validação e nos documentos e evidências juntados ao DDA;
    • Validação física: consiste na verificação “in loco” das instalações do solicitante da certificação para averiguação das informações prestadas na análise documental.

 Prazo O prazo para conclusão da análise documental e validação física é de até 90 (noventa) dias contados da data da decisão pela admissibilidade do requerimento, nos casos da Certificação OEA-Segurança ou OEA-ConformidadeEsse prazo poderá ser prorrogado para até 180 (cento e oitenta) dias, na hipótese em que o pedido de certificação for para a modalidade OEA-Pleno.

Constatado o não cumprimento dos critérios de elegibilidade ou dos critérios específicos por modalidade de certificação, o pedido de certificação será indeferido. Na hipótese de indeferimento do pedido de certificação, caberá apresentação de recurso, em instância única, no prazo de até 30 (trinta) dias da ciência do indeferimento, ao Chefe da Gerência de Fiscalização e Controle de Intervenientes (GEFIN) da COANA.

 

Marcador  Autorização da Certificação de OEA:

A certificação será concedida em caráter precário, com prazo de validade indeterminado, por meio de Ato Declaratório Executivo (ADE) emitido pelo Coordenador Nacional do Centro OEA, publicado no Diário Oficial da União (DOU). 

Constatado que o requerente de certificação como OEA-C Nível 2 ou OEA-Pleno atende apenas parcialmente aos critérios exigidos, haverá a possibilidade de certificação em modalidade distinta da requerida, de acordo com a avaliação realizada pelo Centro OEA, caso o requerente manifeste interesse.

Depois da publicação do ADE, será expedido o Certificado de OEA e, caso o OEA autorize, será divulgada a sua participação no Programa OEA, por meio do sítio da RFB na Internet, o Portal AEOA concessão de certificação não implica homologação pela RFB das informações apresentadas no pedido de certificação.


 Marcador Monitoramento dos OEA:

A certificação poderá ser acompanhada de recomendações que visem ao aumento do grau de segurança e de conformidade, as quais serão objeto de acompanhamento permanente, quanto ao cumprimento das condições de permanência do programa, e será considerado para fins de redução do escopo e do nível de inspeção na revisão periódica da certificação.

A ocorrência de quaisquer fatos que comprometam o atendimento dos requisitos e critérios necessários para a manutenção da certificação deverá ser comunicada ao Centro OEA. A constatação do não atendimento das condições para permanência no Programa OEA poderá acarretar a exclusão do operador certificado como OEA. Essa exclusão será precedida de recomendações para ajuste, no curso do acompanhamento permanente realizado pelo Centro OEA, e seguirá rito determinado em ato específico da COANA.

Lembrete  Exclusão temporária: poderá ser determinado na ocorrência de fato que comprometa ou inviabilize o exercício de sua função na cadeia logística ou que coloque em risco a integridade do Programa OEA. Essa exclusão terá o prazo máximo de 6 (seis) meses, podendo ser prorrogado mediante justificativa.

 

Marcador Revisão da Certificação OEA:

O OEA será periodicamente submetido a procedimento de revisão de sua certificação pelo prazo de 3 (três) anos, para todas as modalidades de certificação. Esse prazo poderá ser prorrogado em até 2 (dois) anos, caso se constate aumento do grau de segurança ou de conformidade do OEA em relação à sua situação no momento da certificação ou da última revisão realizada.

A revisão da certificação terá início a partir da comunicação pelo Centro OEA. Nesta ocasião, será exigido do OEA certificado na modalidade OEA-C Nível 2 e OEA-P a entrega de novo Relatório Complementar de Validação (RCV), que poderá ter escopo e nível de inspeção reduzidos, caso se constate aumento do grau de segurança ou de conformidade do OEA em relação à sua situação no momento da certificação ou da última revisão realizada.

Lembrete Exclusão a Pedido: poderá ser efetuada a qualquer tempo, mediante a publicação do respectivo ADE no DOU e poderá ser temporária, em prazo definido pelo Centro OEA, condicionado o retorno do operador excluído à constatação de atendimento aos requisitos para permanência no Programa OEA.

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